1. Artikel 1 – Naam – Zetel – Zone – Stichters
1.1. De benaming van de vereniging is : Association familiale Gillès de Pélichy et de Gillès.
Alle officiële stukken en akten uitgaande van de vereniging dragen deze benaming en dienen voorafgegaan of onmiddelijk gevolgd te worden door de melding “Vereniging zonder Winstoogmerk”, alsook het adres van de zetel van de vereniging.
1.2. De zetel is gevestigd : te 8730 Oedelem, Ruwe Schuurstraat 5, gerechtelijk arrondissement Brugge.
De zetel kan te alle tijde overgebracht worden op een ander adres op voordracht van de raad van bestuur, met eenvoudige goedkeuring door de algemene vergadering.
2. Artikel 2 – Doel
De vereniging heeft tot doel :
Het handhaven en versterken van de familiale banden, het ontwikkelen van de religieuze, morele en burgerlijke waarden bij haar leden; het verzamelen en het instandhouden, evenals het bestuderen van archieven, kunstwerken, en, in het algemeen, van alle documenten en onderwerpen die de willekeurige belangstelling van de familie genieten; en het verwezenlijken van alle handelingen die ten goede komen aan de familie of aan één van haar leden. De vereniging heeft ook tot doel het handhaven van haar patrimonium door het beheren als een goede huisvader.
3. Artikel 3 – Duur
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur en kan te allen tijde ontbonden worden door de algemene vergadering, onder de voorwaarden van artikel 16 van deze statuten.
4. Artikel 4. Lidmaatschap
4.1. De vereniging omvat minstens vijf (5) leden, natuurlijke persoon of rechtspersoon, en het maximaal aantal leden is onbeperkt.
De vereniging telt vaste leden en ereleden.
De volheid van het lidmaatschap met stemrecht en toegang tot de algemene vergadering komt toe aan de vaste leden, verder vermeld als “lid” of “leden”.
De kandidaat-leden kunnen de vergaderingen bijwonen, zij hebben geen stemrecht, geen inzagerecht in de boekhouding en treden slechts adviserend op.
De ereleden beschikken over geen stemrecht.
4.2. De raad van bestuur zal op de zetel van de vereniging een register van de leden bijhouden, het betreft enkel de vaste leden.
4.3. Om aanvaard te worden als vast lid, moet de kandidaat aan volgende voorwaarden beantwoorden:
a) meerderjarig zijn
b) drager zijn van de naam Gillès de Pélichy of de Gillès, en wettelijke afstammeling zijn van of geadopteerd zijn door, vrouwelijk of mannelijk, de echtgenoten Josse Gillès – Catherine Houart, en dit uitsluitend in de mannelijke lijn. De echtgenote, evenals de niet opnieuw gehuwde weduwe van een vast lid, kan eveneens vast lid worden.
c) zich schriftelijk kandidaat stellen bij de raad van bestuur. De beslissing van de raad van bestuur dient bekrachtigd te worden door de algemene vergadering. Bij weigering van lidmaatschap, mag men zich niet meer kandidaat stellen gedurende de eerste vijf jaar.
d) zijn handtekening plaatsen in het register van de vereniging, wat tevens de onvoorwaardelijke aanvaarding van deze statuten inhoudt.
4.4. Om aanvaard te worden als erelid, moet de kandidaat aan volgende voorwaarden beantwoorden :
a) meerderjarig zijn
b) wettelijke afstammeling zijn van of geadopteerd zijn door, vrouwelijk of mannelijk, de echtgenoten Josse Gillès – Catherine Houart, of gehuwd geweest zijn met een vast lid van de vereniging.
c) zich schriftelijk kandidaat stellen bij de raad van bestuur. De beslissing van de raad van bestuur dient bekrachtigd te worden door de algemene vergadering.
d) zijn handtekening plaatsen in het register van de vereniging, wat tevens de onvoorwaardelijke aanvaarding van deze statuten inhoudt
4.5. Het verlies van lidmaatschap gebeurt door :
a) uitsluiting
b) vrijwillig ontslag per aangetekend schrijven medegedeeld aan de voorzitter van de raad van bestuur
5. Artikel 5 – Uitsluiting – ontslag – uittreding – overlijden
5.1. De uitsluiting van een lid vereist de beslissing (bij geheime stemming) van de algemene vergadering, na advies van de raad van bestuur, mits vermelding op de agenda en genomen bij twee derde meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Een aanwezigheidsquorum is niet vereist.
Het onderwerp van de uitsluiting kan nooit betrekking hebben op de statutaire voorwaarden van het lidmaatschap, gezien de acceptatieplicht, op voorwaarde dat het lid aan alle cumulatieve lidmaatschapsvoorwaarden voldoet en blijft voldoen.
De rechten van de verdediging van het geviseerde lid worden gerespecteerd o.a. door het voorafgaand aanhoren door en het noodzakelijk advies van de raad van bestuur.
De raad van bestuur is verplicht het geviseerde lid voorafgaandelijk op te roepen voor verhoor en vervolgens een omstandig gemotiveerd advies aan de algemene vergadering te formuleren.
De uitsluiting treedt onmiddellijk in en wordt aan de betrokkene per aangetekend schrijven medegedeeld.
5.2. Een lid dat ontslag neemt of vrijwillig uittreedt zal dit per aangetekend schrijven melden aan de raad van bestuur, die het ter kennis brengt aan de algemene vergadering.
5.3. Het lidmaatschap neemt een onmiddellijk einde bij het overlijden van een lid.
5.4. Noch het ontslagnemend, noch het uittredend lid, noch het uitgesloten lid, noch de rechtsopvolgers van overleden leden, kunnen aanspraak maken noch op het vermogen noch op de bijdragen van de vereniging, en kunnen nooit teruggave of vergoeding voor gestorte bijdragen en/of inbreng vorderen.
6. Artikel 6 – Samenstelling
6.1. De algemene vergadering omvat alle vaste leden en komt minstens éénmaal per jaar samen.
6.2. De vaste leden zijn aanwezig in eigen persoon of bij geschreven volmacht geldend voor één vergadering als vertegenwoordiger van een ander lid.
6.3. Elk in persoon aanwezig vast lid kan slechts één volmachtgever vertegenwoordigen.
6.4. De volmachtgever wordt als aanwezig geteld voor de behandeling en de beslissing over het punt of de punten in de volmacht vermeld.
6.5. Alle vaste leden hebben gelijk stemrecht en elk lid beschikt over één stem.
6.6. Slechts de vaste leden die regelmatig hun bijdrage betaald hebben of diegene die hun achterstallige bijdragen aangezuiverd hebben, kunnen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering deelnemen.
7. Artikel 7 – Werking
7.1. De algemene vergadering beschikt over alle wettelijke bevoegdheden die haar uitdrukkelijk door de wet van 2 mei 2002 zijn toegekend.
Een besluit van de algemene vergadering is vereist voor :
1° de wijziging van de statuten ;
2° de benoeming en de afzetting van de bestuurders ;
3° de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend ;
4° de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen ;
5° de goedkeuring van de begroting en van de rekeningen ;
6° de ontbinding van de vereniging ;
7° de uitsluiting van een lid ;
8° de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk ;
9° alle gevallen waarin de statuten dat vereisen ;
7.2. De raad van bestuur stelt de agenda op – ondertekend door de voorzitter of de secretaris – en nodigt uit, telkens het doel of het belang van de vereniging zulks vereist. De agenda wordt bij de oproepingsbrief gevoegd. Elk voorstel ondertekend door 1/5de van de vaste leden wordt op de agenda geplaatst.
7.3. Wanneer één vijfde van de leden er schriftelijk om verzoekt, is de raad van bestuur verplicht om een bijzondere algemene vergadering samen te roepen, binnen de termijn van één maand, en met toevoeging van de agendapunten door de verzoekende leden voorgesteld.
7.4. De oproepingsbrief met de agenda, plaats, datum en uur van de vergadering wordt aan ieder lid ten laatste 8 kalenderdagen voordien toegezonden.
7.5. De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, bijgestaan door het bureau van de algemene vergadering. Bij afwezigheid van de voorzitter zit diens plaatsvervanger aangeduid door de algemene vergadering de vergadering voor.
8. Artikel 8 – Besluitvorming
8.1. Behalve wanneer de wet of deze statuten het uitdrukkelijk anders vermelden, kan de algemene vergadering geldige beslissingen nemen met een eenvoudige meerderheid van stemmen, onthoudingen niet meegeteld, welke ook het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden is.
8.2. De stemming over personen is geheim. De algemene vergadering kan de stemmodaliteiten bepalen en kan één of meer stemopnemers aanduiden.
8.3. Bij staking van stemmen of bij gelijke stemmen is de stem van de voorzitter van de algemene vergadering doorslaggevend.
8.4. De regelmatig genomen besluiten binden alle leden, ook zij die niet stemmen, die tegenstemmen of afwezig zijn.
8.5. De beslissingen van de algemene vergadering betreffende wijziging van de statuten, uitsluiting van een lid of vrijwillige ontbinding van de vereniging worden slechts genomen volgens bepaalde aanwezigheidsquota, meerderheidsquota en mits eventuele juridische bekrachtiging volgens de bepalingen in de vzw-wet.
9. Artikel 9 – Notulen – jaarverslag
9.1. De beslissingen van de algemene vergadering worden neergeschreven in de notulen, die worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris, en door de leden die dit wensen. In relatie met haar doelstellingen en/of wettelijke opdrachten wordt gerapporteerd in een jaarverslag.
9.2. Leden en derden met een blijkbaar belang kunnen een afschrift bekomen van notulen en/of het jaarverslag van de algemene vergadering. Ze richten hiertoe een schriftelijk verzoek aan de raad van bestuur om het moment van de raadpleging overeen te komen.
9.3. Het afschrift van de notulen en/of het jaarverslag wordt door twee bestuurders ondertekend.
9.4. Het register van de notulen, de jaarverslagen en de boekhoudkundige stukken van de vereniging worden op de maatschappelijke zetel bewaard, waar alle leden er kennis kunnen van nemen, zonder het echter te verplaatsen.
9.5. De beslissingen worden aan de werkende leden en eventueel aan derden schriftelijk ter kennis gebracht.
10. Artikel 10. Samenstelling
10.1. De algemene vergadering benoemt onder haar vaste leden de leden van de raad van bestuur, die verder als bestuurder vermeld worden.
10.2. De raad van bestuur is samengesteld uit ten minste drie bestuurders.
In het geval de vzw slechts drie leden telt mag de raad van bestuur slechts uit twee personen bestaan. Het aantal leden in de raad van bestuur moet altijd lager zijn dan de leden van de algemene vergadering.
10.3. De raad van bestuur wordt verkozen voor de duur van 3 jaar door de algemene vergadering. De benoemingen kunnen te allen tijde herroepen worden. De bestuurders zijn herbenoembaar. Bij niet tijdige herbenoeming, zullen de in voege zijnde bestuurders hun mandaat blijven uitoefenen tot er in hun vervanging wordt voorzien.
10.4. Het ontslag van een bestuurder wordt gemeld zoals in Artikels 5 en 7.1. van deze statuten.
10.5. De afzetting van een bestuurder gebeurt zoals in Artikels 5 en 7.1. van deze statuten.
11. Artikel 11. Werking
11.1. De raad van bestuur verdeelt de bestuursfuncties onder haar bestuursleden, zoals de voorzitter, ondervoorzitter, de secretaris, de penningmeester. Deze laatste twee functies zijn verenigbaar.
De voorzitter, samen met de secretaris of twee bestuurders, roept de bestuursraad bijeen en zit de vergadering voor. Indien hij belet of afwezig is wordt de vergadering voorgezeten door zijn plaatsvervanger die hij zelf kan aanduiden.
11.2. De beraadslagingen en de beslissingen van de raad van bestuur vereisen de aanwezigheid van minstens de helft van zijn leden; de gewone stemmenmeerderheid volstaat, onthoudingen niet meegeteld.
Bij gelijkheid van stemmen is de stem van diegene die de vergadering voorzit, doorslaggevend.
11.3. De beraadslagingen van de raad van bestuur worden neergeschreven in een register van proces-verbalen, ondertekend door de leden die aanwezig waren bij de beraadslagingen en stemming. Dit register wordt bijgehouden door de secretaris.
12. Artikel 12. Bevoegdheden
12.1. Alle handelingen die de vereniging verbinden, andere dan die van het dagelijks bestuur, alle machten en volmachten, alle wijzigingen inzake bestuur, tewerkstelling en bezoldiging worden ondertekend, hetzij door twee bestuurders samenhandelend, zonder verantwoordiging te moeten afleggen aan derden, hetzij door één bestuurder alleenhandelend, mits bijzondere machtiging van de raad van bestuur.
12.2. De raad van bestuur heeft de bevoegdheid om alle administratieve handelingen en alle daden van beschikking te stellen die binnen het interessegebied en het doel van de vereniging vallen.
De raad van bestuur kan onder meer alle mogelijke sommen en bedragen in ontvangst nemen, alle verkopen en contracten afsluiten, alle roerende en onroerende goederen in borg nemen of geven, onderverhuren (zelfs voor meer dan negen jaar), verwerven, prijsgeven of ruilen, die nodig zouden zijn voor het verweznlijken van het doel; na verkrijging van de nodige vergunningen voorzien door de wet, alle giften en legaten aanvaarden en behandelen; de vereniging vertegenwoordigen in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen; beslissen over elke tussenkomst ten voordelen van een lid of van zijn kinderen; delegeren van alle of een gedeelte van haar machten aan een mandataris van haar keuze. Voornoemde opsomming is louter exemplatief, doch niet limitatief.
12.3. De raad van bestuur beslist over alle aangelegenheden tenzij de wet of de statuten een andere regeling voorschrijven. De raad van bestuur moet de geldige beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren.
12.4. De raad van bestuur vaardigt alle huishoudelijke reglementen uit die hij nodig acht en die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering.
13. Artikel 13. Overdracht bevoegdheden
13.1. De raad van bestuur kan bevoegdheden om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen overdragen aan een of meer personen mits de machtiging van de algemene vergadering.
13.2. De aanvaarding van de opdracht, de inhoud van de opdracht en de omvang van hun bevoegdheden, alsook de ambtsbeëindiging en/of afzetting, worden in de notulen van de algemene vergadering opgenomen.
13.3. De raad van bestuur kan uit zijn leden een dagelijks bestuur benoemen.
Dit dagelijks bestuur verzorgt de lopende zaken en de dagelijkse briefwisseling.
14. Artikel 14 – Lidgeld
14.1. De raad van bestuur kan een jaarlijks lidgeld bepalen, als een billijke bijdrage voor de werking, dat wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. De maximumbijdrage is tweehonderd vijftig euro (€ 250,00) per jaar.
14.2. Indien een commissaris wordt aangesteld teneinde de financiële toestand van de vereniging, de jaarrekening en de daarin vastgestelde verrichtingen te controleren, dient deze lid te zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Hij wordt benoemd voor een periode van drie jaar en zijn bezoldiging wordt bepaald door de algemene vergadering.
15. Artikel 15 – Boekhouding
15.1. Het boekjaar van de vereniging loopt van één januari tot éénendertig december van hetzelfde jaar.
15.2. De raad van bestuur bereidt de jaarrekeningen van het voorbije boekjaar en de begroting van het volgend boekjaar voor, en legt ze ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering binnen de zes maanden na afsluitingsdatum. De jaarrekening dient te worden opgenomen in het dossier ter griffie van de rechtbank.
16. Artikel 16. Ontbinding – vereffening
16.1. Behoudens de gevallen van ontbinding van rechtswege, kan tot ontbinding slechts besloten worden door de algemene vergadering en conform de vzw wetgeving.
16.2. In geval van vrijwillige ontbinding van de vereniging stelt de algemene vergadering, op voordracht van de raad van bestuur, één of meer vereffenaars aan en bepaalt hun bevoegdheden.
16.3. In geval van ontbinding van de vereniging, zal haar patrimonium worden overgedragen aan een instelling aangeduid door de algemene vergadering en welke gelijkaardige doelstellingen beoogt of tot dergelijke objectieven bijdraagt.
17. Artikel 17 – Statuten – wijzigingen – goedkeuring
17.1. De vzw wetgeving wordt toegepast wanneer de statuten en/of de huishoudelijke reglementen geen oplossing bieden.